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2009.10.09 Fri

日々のタスク/スケジュール管理

さて、最近手帳やPCなどを使ったタスク管理／タイムマネジメントがようやく板についてきたので、ここらでまとめとこうと思います。

基本的にはiPhone（さいすけ/google calendar）＋ほぼ日カズン＋A5ノート（ユビキタスキャプチャ用）でタスク、スケジュール管理を行っています。



僕は書道をやっていて、基本的に書いてアイディアを考えだす人間なので、やはり紙媒体は欠かせません。それに結構文具オタクな側面が小学校の頃からあるので、全てをPCやiPhoneで一元管理することが出来ません。

僕のタスク管理手法は、beckさんが書いているいるブログHacks for Creative Lifeの中の、手帳/メモ/ノート術(13)カテゴリをめちゃくちゃ参考にさせてもらってます。いつもどうもです。

そんなわけで僕の管理方法をまとめてみます。

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スケジュール管理

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基本的にはグーグルカレンダーを使っていて、iPhoneのさいすけと同期させています。

やっぱり授業があったり、談話会があったり、繰り返しの予定が多いので、googleカレンダーが便利過ぎます。またさいすけは1200円と高いだけあって非常に優秀なアプリで、同期も早く月別/週/日別/リスト別などの表示を入れることが出来て本当に便利です。

ただし、機械は万能ではないので、ある程度のスケジュールはほぼ日手帳に書いてます。

また、１５分以上かかる作業は全てスケジュールに組み込んでいます。これによって、何をするか考える時間をなくしています

要するに、脳のスペックを節約しているということですね。ここら辺は記憶HACKSに基本的な概念が書いてあります。

仕事脳を強化する記憶HACKS(ハック) ~ITツールを駆使して”第2の脳”を使いこなせ! (デジタル仕事術シリーズ) (2009/08/07) 佐々木 正悟 商品詳細を見る

また、○○について考える、という時間もスケジュールに組み込んでます。確か勝間さんの何かの著作に書いてあったと思いますが、要するに自分との約束を予め入れてしまう訳ですね。研究のようにクリエイティブな作業は如何に考える時間を確保するかが大事だと個人的には思っているので。

また大学のPCはデュアルディスプレイ化させているので、常に片方のPCにグーグルカレンダーを表示させるようにします。




タスク管理について

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次にタスク管理について、日々のタスクと中長期的なタスクについて分けて考えます。

日々のタスク
まず日々のタスクは１５分以内に終わる物は小さいポストイットに書いて、ほぼ日のデイリー欄に貼ります。ポイントは、優先順位の高いものを上になるように重ねて貼ることです。

これによって一番大事なタスクから、他のタスクに気を取られることなく処理することが出来ます。

またスケジュールに組み込んだ予定について、一日の最初に細分化し、ほぼ日のデイリー欄に書きます。これをすることで、思考をストップさせずに作業をすることが出来ます。

中・長期タスク
これにはほぼ日のマンスリーの欄が役に立ちます。基本的にここに締め切り日を書いて、逆算します。大きな課題だったら、小さなポストイットに「何日までにこれを終わらす」ということを明確にし、付箋として貼ります。

PCやiPhoneでTo doリストを作る方法も模索し、Remember the milkも試したりしたのですが、面倒な割にはうまく行動に落とし込めないので途中で挫折してしまいました。

なので基本的にはほぼ日でやってて、中々うまくいってます。忘れたくないタスクは、日々PCにポストイットで貼って嫌でも必ず見えるようにしています。

今後さいすけでタスク管理まで出来たら最高なのになぁ。。

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2008.10.23 Thu

タスク管理をする上でのポイント

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな (2007/04/05) マーク・フォースター 商品詳細を見る

多くの本に、時間を効率的に使うためには、To Doリストを作りなさいと書かれています。

大学生でもやりたいことは沢山ありますよね？

何も考えずにそんなタスクリストを作っても、やることが多すぎたり、ついついリストを見逃したりと、結構問題が発生します。

今回はそんなタスク管理のポイントをついた本を紹介します。

なんとこの本、アマゾンのレビューでオール★５つ。

難点はタイトルが分かりにくいことですね。笑

これも最近マイブームの脳科学にも冒頭で触れていて、非常に参考になりました。

続きはこちらから↓

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＜目次＞

第１章　まずは脳の特性を知っておこう
第２章　仕事のシステムをつくる７つの習慣
第３章　「効率」はあなたの想像力と整理力にかかっている。
第４章　あなたのタイム・マネジメントは間違っている
第５章　忙しいだけの仕事は捨てよう
第６章　緊急の仕事を見分けよう
第７章　最強のマネジメントツール「クローズ・リスト」
第８章　究極の仕事術「マニャーナの法則」
第９章　タスク・ダイアリーを使ってみよう
第１０章　自主的な仕事は「ファースト・タスク」にする
第１１章　「WILL DOリスト」ｖｓ「TO DOリスト」
第１２章　その日の仕事を終わらせよう
第１３章　「ぐずぐず」先送りはこれで防止
第１４章　プロジェクトにはこう対処する。
第１５章　システムを機能させよう。

＜まとめ＞

・「マニャーナの法則」とは、「仕事は明日やればうまくいく!」という考え方。

背景には明日まで待てないほど緊急な仕事はないことがある

つまり、
①本当に緊急の仕事かどうかを見極め、仕事をその発生と同じ日に手がけるのは極力避ける。
②必要なことだけをピックアップして１日の仕事量を決めるクローズ・リストを使う。
ことで仕事の効率を大幅にアップさせます。

クローズリストの典型がチェックリストで、仕事を細分化して１日に行う量を予め決めること

例えば、「～日にプレゼンの発表」という仕事があったら、アウトラインを考える、必要な資料を読む、スライドにタイトルだけつけてみる、etc..

つまり、システマティックに仕事に取り組み無駄を省くこと

更に仕事を効率的に行うために、

仕事を集めておいて、翌日に類別し、まとめてバッチ（集中）処理すること。つまりメール、留守番電話のメッセージ、書類といった種類ごとの集中処理を次の日にする方法です。

人間の脳は、同じ種類のことに集中的に取り組む時に最も活性化する

・仕事の効率を劇的に変える2つのマネジメント・ツール

①日めくり式で、その日に終わる仕事しか書き込まない「タスク・ダイアリー」

② どんどん予定が増える「TO DOリスト」ではなく、いっさい予定を追加しない「WILL DOリスト」

WIｌLL DOリストとは、同じような仕事をまとめて翌日にやる仕事のリストを作ること

また、毎日のタスク(デイリータスク)もこれに追加

デイリータスクにかんしては予めパソコンでチェックリストを作っておくといい

＜実践＞

自分はタスク管理はほぼ日手帳＋ポストイットでやってます。ほぼ日手帳とは１日１ページの枠がある手帳で、非常に使い勝手がいいです。LOFTで売ってます。

具体的には

・新しいタスク(俺の場合は実験の予定とかプレゼンの資料とか)が発生したら細分化して、日にちごとにタスクを割り振る。この時ポストイットに書いて貼っておくと移動が便利。
・期限のあるものについては前日の欄と１月のカレンダーのところにポストイットで貼る
・１ページという物理的な制約があるので、１日にタスクを増やしすぎることが出来ない

また、この本を読んで
緊急じゃないメールは夜または朝に電車でまとめて返事する
毎日のデイリータスクをエクセルで作って貼っとく
ことを実践しようと思いました。

＜感想＞

初めは明日やる＝後回しにすることだと思っていて、なんだか読む気しないな～とか思っていたけど、実際読んでみたら目からウロコでした。

仕事を仕組み化して無駄なことをしないのはとても大事ですよね。

要領がいいってのは予め頭で考えて無駄を省くってことだと思います。

この本は社会人になって今よりも忙しくなってからもう一度読み直したい本です。

＜関連リンク等＞

愛用しているポストイット↓

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