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明日から生産性が上がる整理術

机の上が整理出来ない、パソコンの中が整理出来ていないといざ必要な時に多大な時間をロスしてしまいます。年間に物を探すことに費やす時間はなんと150時間以上にも登るという研究もあります。1日8時間働くとして、年間で約20日程度もモノ探しに使っているのだとか

ということで、僕も大学院に入り研究室でやることが増えてきたために、机の上とパソコンの中が収集がつかなくなってきてそのことを実感しています。授業のプリント、偶然見つけた論文、学会の申し込み、研究室の雑用、試薬リスト、後輩の資料、、、

さらにこれらに加えて、家と大学と移動用でPCを3台使っているので、そちらの方ももはや収集がつかなくなりました。というわけでこの1冊を。

整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣
(2009/06)
小山 龍介

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原理原則

つまるところ僕の情報整理の方法に問題があるので、

①「時間軸」と「空間軸」を意識した情報整理を行い、
②自宅と研究室で「環境の統一と洗練」をして
③情報はなるべく1ヶ所に集中する

といった3つの原理原則を常に念頭において情報整理を行っていきたいと思います。

実践

プリント類をどうするか?
紙のプリント類はなるべくデータにしつつHACK2 打ち合わせ資料はメールで共有、保管する、無理なものは研究室と自宅で押し出しファイリング法で管理します。(時間軸の管理)

幸いうちはミーティングの資料などはすべて共用のPCに入れるのがうちの研究室の決まりなので、それを使わない手はないですね♪

PC間の同期をどうするか?
HACK6「sugarsyncでどこでもオフィスを実現する」が非常に参考になりました。

最初はこのsugarsyncを考えたのですが、まだここまでの機能(PCによって同期するファイルを設定したり、バックアップだけを取ったりする)は必要ないなぁと思ったので、より直観的に素早くファイル共有できるDrop boxに決定。

他にもxmarksでブックマークを同期したり、全てのメールをGmailに転送したりして、どこでも研究室を実現中。

机の周りをどうするか?
問題点として、研究室の机のスペースが非常に小さいです。。うちは人数が多いからなぁ(泣)
ということでいくつかHACKを駆使して、狭いスペースを最大限に活用します。

まずはHACK27 ペン立てとティシュは固定する
ティッシュはスペースの都合上、縦にして壁に固定することを思いつきました。これで机のスペースを使わずにすむ。
てっしゅ

また、幸運なことに研究室の倉庫に古いモニタを発見したので、HACK31「デュアルディスプレイで作業領域を広げる」も実践。これは僕みたいに、エクセル開きつつグラフソフト開きつつパワポも開いてネットサーフィンもする、という人間には超絶に便利。設定も一瞬で出来ます。

さらに色々試行錯誤していると、机の下の空間を利用して紙のファイルを管理したり、壁にフックをかけてそこに荷物をかけたり、家の机では机上ラックを導入してみたりなどこの本が触媒となって独自の整理整頓法がどんどん思いつきました

様々な情報(メモやアイディアなど)はどうするか?
全てEvernoteで一元管理します。Evernoteの良いところは原理原則①時間軸管理と空間軸管理の両方が行え、③の情報は1ヶ所にも出来ることです。

特に僕の場合は、「実験ノート」をEvernoteとシンクロさせてみようかなと。
というのは、「この実験いつやったかな?」と思うことが多いので、実験のタイトルと結果のみ簡単に書いてEvernoteに放り込んで、【Evernoteで検索して日付check→実験ノートで詳しく見返す】ことを現在実行中。

感想

以上色々と実行してみると、整理して色々な情報にアクセスしやすくなったことに加えて、きれいになった机で作業することでモチベも同時にアップしました。

本文でも触れましたが、この本の良いところはそれぞれのHACKの背景にある原理原則が書かれていて、試行錯誤してうちにアイディアが思いついて自分流にアレンジが出来るところだと思います。

というわけで、この本を専門の化学で例えると(笑)、様々な化学反応を触媒として促進する金のようなイメージです。

今後はさらに洗練させて、iphoneの購入の検討や、紙とデジタルのハイブリッドをどうするかなども色々と試してみたいと思います。
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| 新書/エッセー | 23:15 | comments:6| trackbacks:0| TOP↑ | はてなブックマーク - 明日から生産性が上がる整理術

COMMENT

自分もこの本最近読み終わりました!

PC間の同期はすごく便利だと思って感動したもののまだsugersyncの導入には至っていません。GmaliやGoogleDocumentで結構ことたりてしまう場合もあります。


色んなはうつーも役立ちますが、確かに整理するに当たっての共通した考え方のほうが勉強になりました。

| ハセ | 2009/07/27 22:23 | URL |

>ハセさん
PC間の同期すごく便利ですよー!!
僕は様々なファイルを同期したかったので、すぐに導入を決めました。ものすごい簡単でびっくりしました!

HACKシリーズはそれぞれ背景が書かれており、非常に興味深いですよね!

相互リンクしませんか?
こちらは追加しておきました!!

| ハナ | 2009/07/30 22:27 | URL |

あー!お返事遅くなって申し訳ないです!

相互リンクうれしいです^^早速追加させてもらいます♪

| ハセ | 2009/08/02 12:26 | URL |

>ハセさん
ありがとうございますね!
これからもよろしくです☆

| ハナ | 2009/08/03 06:31 | URL |

私は机の周りがむちゃくちゃなので、夏休みには整理しようと思っています。その前にこの本を読んでみます。
ありがとうございました~。

| しんりん | 2009/08/04 23:06 | URL |

>しんりんさん
コメントありがとうございます!
是非参考になさってみてください☆

| ハナ | 2009/08/05 05:46 | URL |















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